Fungsi Public Relations
Manajer atau pimpinan, seorang politikus yang modern, seharusnya semakin memiliki PR minded dan menyadari tidak dapat menentukan strategi yang tepat bila tidak mendalami fungsi PR dan peraturannya. Maka dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat integratif (pemersatu) dalam manajemen organisasi tempat ia bekerja. dia harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Dengan demikian pihak lain mau dan tertarik dengan senang hati, merasa puas membangun relasi maupun menggunakan produk atau jasanya.
1. Kesuksesan Public Relations (PR) terletak pada apakah organisasi dan produk atau jasanya diakui dan diterima public
2. Public Relations (PR) secara terus menerus mengadakan komunikasi atau dialog dengan public internal – eksternal
3. Public Relations (PR) merupakan instrument dalam manajemen yang dengan secara kontinyu memberi informasi kepada kelompok public terkait.
4. Informasi mengenai peraturan organisasi dan tanggung jawab terhadap apa yang dilakukan oleh organisasi.
5. Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis terhadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap public internal atau eksternal, peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang kongkrit untuk direalisasikan, demi keuntungan kedua belah pihak.
Hal – hal diatas merupakan sedikit untuk memberi gambaran apakah sebenarnya fungsi Public Relations itu?
a. Dalam buku Edwin Emery, Introduction to Mass Communications menyatakan ” The planned and organized effort of a company or institution to establish mutually beneficial through acceptable communications relationship with its various public” ( Upaya yang terencana dan terorganisir dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubungan – hubungan yang saling bermanfaat dnegan berbagai publiknya)”
b. Pada dasarnya PR adalah:
Merupakan kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari public atau masyarakant pada umumnya.
Memiliki sasaran untuk menciptakan opini public yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.
Unsure penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan public tetapi merupakan kekhasan organisasi/perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif dan menyenangka, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.
Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, internal atau eksternal melalui proses timbale balik, sekaligus menciptakan opini public sebagai efeknya, yang sangat guna sebagai input bagi organisasi/perusahaan yang bersangkutan.
c. Kegiatan PR haruslah dilakukan secara menyeluruh dan berkesinambungan.
d. Sukses PR dalam melaksanakan fungsinya, merupakan keterlibatan seluruh individu dalam organisasi, masing – masing dalam tugasnya, mulai dari top dan staf management sampai tingkat paling bawah dalam manajemen. Di sini komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan PR.
e. PR haruslah dimulai dari masing – masing organisasi, dan organisasi itu sendiri.
Maka dengan fungsi PR tersebut, hubungan atau kerja sama, relasi dan kepercayaan antara organisasi dan lingkungannya, kebutuhan public, bisa terlayani dengan baik dan public akan merasa puas. Ini semua merupakan kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan tersebut. PR merupakan instrument yang sangat penting dan urgent untuk perkembangan dan kemajuan organisasi sehingga mampu bersaing, secara terus menerus mengadakan recreatie dan sangat penting untuk memberi kepercayaan bagi publiknya.
Mengapa citra baik organisasi bisa dipertahankan dan dikembangkan semakin baik dan kepercayaan semakin besar? Dalam fungsinya, PR publik internal secara terus menerus diberi informasi mengenai peraturan, seluk beluk organisasi atau perusahaan yang harus mereka ketahui dan menambah daya ikut memiliki dan keterlibatannya semakin meningkat. Yang artinya, kesejahteraan mereka ikut meningkat. Ketenangan, suasana kerja terjamin. PR dalam fungsinya selalu berusaha mana yang bisa melibatkan dalam pengambilan keputusan ini dilaksanakan,mengingat orang diberi kepercayaan maka semakin orang menjadi bertanggung jawab.
Kalau itu semua dilaksanakan, berarti bahwa para karyawan diberi tahu dan mengerti problem apa saja yang dihadapi organisasinya. Itu berarti bisa dikatakan oleh masing – masing karyawan “ problem apa yang kita / saya hadapi?”. Dengan komunikasi yang tepat dan benar serta pendekatan yang penuh kepercayaan, akan memotivasi dan menyadarkan para karyawan ikut melibatkan diri dalam mengatasi problem tersebut. Dengan kesadaran tersebut maka Public Relations secara kontinyu meminimalisasi munculnya keluhan, konflik, isu – isu dsb.
Public Relations (PR) menyadari bahwa komunikasi yang baik dan etis serta hubungan manusiawi merupakan instrument dalam mengatasi hubungan yang tegang ataupun sampai terjadinya konflik. Dengan komunikasi itu menjadi muncul adanya saling pengertian dan kepercayaan. Artinya mengakui bila ada kesalahan, kekeliruan, tetapi menyadari bahwa ada kemungkinan utnuk mengadakan perbaikan demi perkembangan yang akan lebih menguntungkan semua pihak ( saling keterbukaan).
Public Relations (PR) sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal atau eksternal. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal-balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi problem yang muncul atau meminimalkan munculnya problem. Public Relations bersama – sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar, dan menginformasikan kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan pada pernyataan, kebenaran, pengetahuan yang jelas dan lengkap, serta perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S. Black en Melvin L. Sharpo).
Langkah Public Relations dalam Melaksanakan Fungsinya
a. Tujuan organisasi harus jelas, transparan, perlu diperhatikan perbedaan antara teori dan praktik.
b. Peninjauan kembali, perlu duduk bersama dengan direksi, bersama-sama mempertimbangkan, menggunakan komunikasi yang sehat dan etis, demi pencapaian tujuan untuk keuntungan semua pihak.
c. Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi dengan segala sesuatu yang terkait termasuk sarana prasarana.
d. Inventarisasi pelanggan, apakah sudah sesuai dengan rencana. Dengan perhitungan yang tepat dengan penggolongan pelanggan potensial, yang cukup umum, yang baru apakah mungkin memerlukan kekhususan.
e. Produk atau jasanya apakah sudah benar sesuai kebutuhan, keinginan, harapan public, dan pengguna jasa dengan memperhitungkan kemampuan, kepentingan organisasi atau perusahaan demi keuntungan bersama.
f. PR sebaiknya perlu meminta kepada direksi utnuk memberi pengarahan. Supaya visi atau misi organisasi atau perusahaan tidak terabaikan dan benar-benar tidak dirugikan dan justru memberi kesejahteraan kelangsungan hidup organisasi. Dengan dampak positif ini kepercayaan public akan meningkat.
g. Memberikan kesempatan direksi untuk memberi idenya, usulan dan terutama kritik. Ini sangat penting supaya benar – benar lengkap semua kebutuhan diintegrasikan, sehingga semua pihak merasa puas, tidak ada ganjalan, dan apa yang masih perlu disampaikan bisa diolah dan diintegrasikan dalam kegiatan PR tersebut. dan terutama kritik merupakan input yang sangat penting untuk mengadakan perbaikan, perubahan sesuai dengan kebutuhan, dan keinginan dari harapan kedua belah pihak.
h. Mengambil inti pertemuan. Waktu sangat berharga dan setiap relasi, komunikasi yang baik dan etis akan menyadarkan adanya saling membutuhkan, ketergantungan dan motivasi untuk jadi lebih baik dan lengkap. Inti pertemuan akan membuahkan hasil yang berkualitas, tujuan yang optimal, semua pihak puas, dan kesejahteraan meningkat.
i. Memilih atau menggunakan media yang tepat. Yaitu peka terhadap lingkungan, mengerti dan menyadari kekuatan organisasi atau perusahaan, perhitungan biaya tidak meleset. Mengenal masing-masing keunikan media dan bagaimana penggunaanya, diperuntukkan utnuk apa, memperhitungkan jarak atau frekuensinya, dst.
j. PR itu mendengarkan, memperhatikan, menghargai, mempercayai lewat ide, pendapat, usul, keinginan, kebutuhan, keluhan, kritik, dan lainnya. Maksudnya, seorang PR harus memiliki kepekaan, kedewasaan, dan kematangan. Maka dengan persyaratan dasar dan persyaratan mental, PR akan membentuk pribadi menjadi semakin matang, dewasa, dan profesional dibidangnya.
