Komunitas Belajar: DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA PERKANTORAN

Komunitas Belajar: DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA PERKANTORAN: TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dilingkungan organisasi sud...

DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA PERKANTORAN

TEKNOLOGI PERKANTORAN  

DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dilingkungan organisasi sudah menjadi kebutuhan bagi tiap orgnisasi untuk mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Berdasarkan tujuan dari penerapan teknologi maka berbagai bentuk aplikasi teknologi dan informasi yang tersedia dimanfaatkan antara lain aplikasi perkantoran (pengolahan data,perhitungan, pengolahan grafis),fasilitas komunikasi (email,chatting,teleconference),sistem pendukung keputusan dan sistem informasi manajemen.

Dampak yang perlu dikaji dari kehadiran teknologi dalam organisasi adalah terjadinya perubahan dibeberapa hal antara lain cara bekerja maupun proses bisnis. Perubahan ini antara lain dapat dipresentasikan misalnya cara berkomunikasi pada saat belum menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat digantikan dengan email. Rapat biasannya dilakukan harus dalam satu lokasi dapat dilakukan peserta yang berbeda lokasi dengan memanfaatkan teleconference.Pengolahan data yang biasa memerlukan waktu lama karena dilakukan secara manual maka dapat dipercepat secara signifikan bahkan dengan tingkat keakuratan yang lebih baik

Faktor utama yang menentukan keberhasilan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi  adalah sumber daya manusia. Sumberdaya manusia khususnya adalah Pengguna dari teknologi informasi dan komunikasi tersebut. Kunci awal dari penerapan teknologi adalah kemauan pengguna untuk menerima teknologi tersebut.

Beberapa Penelitian dilakukan untuk mempelajari proses integrasi teknologi semenjak tahun 1980-an. Salah satu teori integrasi yang cukup populer adalah technology Acceptance  Model (TAM). TAM mendeskripsikan terdapat dua faktor yang secara dominan mempengaruhi integritas teknologi. Faktor pertama adalah persepsi pengguna terhadap manfaat teknologi.Sedangkan faktor kedua adalah pesepsi pengguna terhadap kemudahan penggunaan teknologi. Kedua faktor tersebut mempengaruhi kemauan untuk memanfaatkan . Selanjutnya kemauan untuk memanfaatkan teknologi akan mempengaruhi penggunaan teknologi yang sesungguhnya.

Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi seperti:

1  Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.

2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi.

3.  Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut.

Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan masyarakat sendiri akan informasi.

Maka secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang semakin pesat, dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin modern. Keuntungan dari penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:

1.   Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.

2.   Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.

3.  Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan tepat.

4.   Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.

5. Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih komprehensif dan terpadu.

6.  Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat dan etos kerja

      Proses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.

Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.

      Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Contoh lain adalah:

Sistem penjualan  : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat.

Prosedur     : Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk pengiriman,   penerimaan pembayaran untuk penjualan, penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.

Metode         :       Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan  setiap pekerjaan, terdiri dari:

-      Pemberitahuan penerimaan pesanan

-      Pemeriksaan status kredit langganan

-      Persiapan faktur penjualan

-      Distribusi kope faktur kepada departement pengiriman

-      Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari departement pengiriman

-      Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)

-      Distribusi kope kepada langganan departement akunting dan berkas langganan

      Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.

Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.

Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan prosedur dan metode kerja yang baik pula.

Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri.

Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.

Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:

1.       Dilihat dari metode kerja :

a.       Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.

b.      Menambah efisiensi kerja kantor.

c.       Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan subsistem-subsistem pekerjaan.

d.      Mengadakan penghematan waktu dan biaya.

e.       Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan pegawai dan catatan-catatan yang tidak perl

2.       Dilihat dari prosedur kerja :

a.       Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.

b.      Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan tang efektif.

c.       Semakin sederhana (singkat).

d.      Semakin efisien kerja (cepat)